关于邮件的撰写

邮件作为一种较为正式的沟通方式，是现代工作中必不可少的一个组成部分。与客户，领导，同事的沟通中，往往都少不了需要写邮件，因此一封“专业”的邮件将为你的职场形象大大的加分

那么如何写好一封邮件呢？

我们可以将一封常见的邮件分成收件人，标题，正文，附件这四个部分，针对每个部分详细展开

1. 收件人

一般我们将需要对方回复的作为直接收件人（TO），把需要对方知悉但不需要回复的列为抄送收件人（CC）

还有一种特殊的收件人是秘密抄送收件人（BCC），收件人不会看到该邮件还发给了哪些其他人，会在一些特殊情况下使用到（例如之前在对于某位同事的匿名反馈收集中就使用了BCC）

2. 标题

标题通常建议简明扼要，不要讲与主题无关的废话，想象一下对方的收件箱里有几十上百封未读邮件，如果能够根据标题迅速的了解你这封邮件的内容，可以很好地帮助他判断是否要优先处理

如果是需要对方特别注意的邮件，建议在标题里加上标签，如【重要】，【紧急】，【期待回复】等

3. 正文

正文的内容比较多，我们可以再细分为开头，正文内容，签名，排版这四个点展开

开头一般会列出直接收件人的名字，简单的打招呼（注意不要把别人名字写错，这将是非常扣印象分的行为）

然后是正文内容，同其他文案一样，我们是希望通过一段文字传递一些信息，那么可以运用金字塔原理，使之条理清晰，可以按照表明主旨 -> 展开细节 -> 总结归纳（再次强调主旨）的顺序来

另外可以运用加粗，不同颜色高亮等手段来突出重要内容

很多人的邮件到这里就结束了，其实忽略了一个很重要的部分，那就是签名，一个得体的签名将使得你的邮件看起来很专业

签名一般包括公司名称，个人职位，联系方式，另外如果公司有宣传材料的话，也可以加上，例如我的邮件签名里就包含一张公司logo的图片，点击会链接到一段公司介绍视频（Tips：一般通过邮件客户端设置签名，不需要每次都手动去写）

简单讲下排版

一般采用左对齐的方式，因为这样最符合人眼的阅读习惯；其次就是字体，字号的统一，再选择一个合理的行间距，邮件主要关注的还是内容，排版只要看上去整齐干净就可以了

4. 附件

关于附件，有一个很有意思的事情，很多人在写邮件的时候会忘记加附件，只能再补一封邮件把附件加上，发送之前一定要记得再检查一下

最后再提一些邮件相关的注意点

• 一封邮件只讨论一个主题，如果有多个不相关的主题，就分开多个邮件来写
• 在多人讨论的场景下，我们通常需要在中途加入一些人进来，每次加人或者减人需要在邮件开头注明下，比如“+张三”，“-李四”等，并说明原因
• 邮件也是公司资产的一部分，因此不要在邮件中泄露公司机密，也不要讨论他人隐私
• 仔细检查，不要有错别字，也不要把别人名字写错（再次强调）
• 养成习惯，先写完邮件，再加收件人，这样可以避免不小心点错，把没写完的邮件误发出去
• 在休假期间，需要设置邮件的自动回复，通常包含以下部分
  • 写明休假的原因，起始，结束时间
  • 告知在这段时间内，邮件回复会有延迟
  • 告知紧急情况下的个人联系方式
  • 告知非紧急情况下的替代联系人的联系方式